Het onderstaande stukje werd in augustus 2005 geplaatst in een interne publicatie van de gemeente Bergschenhoek.
Geheim!
Een geheim is iets dat verborgen gehouden wordt of moet blijven. De tegenhanger van geheimhouding is openbaarheid. Tussen geheimhouding en openbaarheid hangt een spanningsveld waarmee elke medewerker van de gemeente wel eens te maken krijgt. In de Ambtenarenwet staat dat elke ambtenaar verplicht is ‘tot geheimhouding van hetgeen hem in verband met zijn functie ter kennis is gekomen, voor zover die verplichting uit de aard der zaak volgt’.
Maar dat is nog niet alles. De geheimhoudingsplicht is zelfs opgenomen in het Wetboek van Strafrecht. Artikel 272, eerste lid van die wet luidt:
Hij die enig geheim, waarvan hij weet of redelijkerwijs moet vermoeden dat hij uit hoofde van ambt, beroep of wettelijk voorschrift dan wel van vroeger ambt of beroep verplicht is het te bewaren, opzettelijk schendt, wordt gestraft met gevangenisstraf van ten hoogste een jaar of een geldboete van de vierde categorie.
Dus iedereen die zijn mond voorbij praat, kan in aanraking komen met justitie. De laatste tijd is dat bij enkele gemeenten ook gebeurd. Vaak betrof het wethouders of raadsleden die werden vervolgd, bijvoorbeeld de Wageningse wethouder die op de avond van de moord op Pim Fortuyn de naam van de verdachte verklapte, of een raadslid in een andere gemeente die de publiciteit zocht met mededelingen over nog geheime bouwplannen van het college. Veel zaken gaan over het lekken van informatie met betrekking tot de benoeming van een burgemeester, zoals een tijdje geleden in de gemeente Westland.
Een ander praktijkvoorbeeld van een geheim dat werd verklapt, waarna er een strafrechtelijk onderzoek werd ingesteld, is het naar buiten brengen van informatie over de riante afvloeiingsregeling van een gemeentesecretaris.
Elke medewerker van de gemeente, in vaste dienst of ingehuurd, kan te maken krijgen met informatie die onder de geheimhoudingsplicht valt, bijvoorbeeld persoonlijke gegevens van inwoners, of vertrouwelijke kenmerken van bedrijven die een vergunning willen aanvragen. Het kan ook gaan om plannen van de gemeente en de financiële berekeningen die daarbij horen.
Wanneer is de geheimhoudingsplicht geschonden? Dat is het geval als de geheime informatie ergens terechtkomt waar deze niet thuishoort. Het duidelijkst is dit als er opeens iets in de krant staat dat eigenlijk geheim had moeten blijven. Maar ook loslippigheid op een feestje, bij de kapper of gewoon thuis kan al te ver gaan. Wat uiteraard ook niet is toegestaan is het buiten het normale werk om ‘tippen’ van een bedrijf of inwoner dat er iets in voorbereiding is waar hij belang bij heeft. Vertrouwelijke informatie moet altijd discreet wordt behandeld.
Geheimhouding en openbaarheid van bestuur
Zoals gezegd kan de discretie, die samenhangt met de geheimhoudingsplicht, op gespannen voet staan met het uitgangspunt dat alle overheidsinformatie in principe openbaar is. Met een beroep op de Wet openbaarheid van bestuur kan iedereen informatie opvragen van de overheid. De Gemeentewet voorziet daarom in een procedure waarbij de bestuursorganen voor bepaalde informatie geheimhouding kunnen opleggen.
Het volgende komt in de praktijk regelmatig voor: bij een B&W-advies en een raadsvoorstel zit een kostenberekening, die voorlopig niet openbaar mag worden gemaakt. In zo’n geval geldt de volgende procedure. Deze geldt voor alle voorstellen, bijlagen enzovoort die niet openbaar moeten worden.
Procedure opleggen geheimhouding
Het college kan op grond van artikel 55 Gemeentewet geheimhouding opleggen over een kwestie die in een besloten vergadering wordt behandeld. Dat geldt dan ook voor het B&W-advies en/of bepaalde bijlagen. Het college moet daarover in dezelfde vergadering een beslissing nemen, dus dat moet uitdrukkelijk in het B&W-advies staan. Alleen het woordje “geheim” of “vertrouwelijk” op de bijlage zetten is niet voldoende. Het voorstel in het B&W-advies is dan:
Voorstel
1. Aan de raad voorstellen om .....(= het eigenlijke besluit)
2. Ten aanzien van bijlage X geheimhouding opleggen overeenkomstig artikel 55 van de Gemeentewet
De geheimhouding geldt voor iedereen, tot het moment dat het college haar opheft. Op dezelfde manier kan ook de burgemeester of een commissie geheimhouding opleggen ten aanzien van stukken die zij aan het college overleggen.
Het is belangrijk dat op de betreffende stukken duidelijk staat vermeld dat het om geheime stukken gaat. Dat kan door de aanduiding “GEHEIM” erop te zetten. Het is goed om daaronder te verwijzen naar het besluit waarin de geheimhouding wordt opgelegd, en de grondslag van dat besluit. De tekst wordt dan:
GEHEIM conform het besluit van burgemeester en wethouders van ……(datum) op grond van artikel 55 Gemeentewet.
De raad moet vervolgens in zijn eerstvolgende vergadering de door het college opgelegde geheimhouding bekrachtigen. Dit wordt verder verzorgd door de griffier, mits de procedure van het opleggen van geheimhouding door het college correct is doorlopen en dit alles op de juiste manier is vermeld op de stukken.
Het einde van de geheimhouding
Informatie is vaak niet voor altijd geheim. Op een bepaald moment wordt de informatie openbaar. De geheimhouding vervalt op het moment dat het college (of soms de burgemeester of een commissie) haar opheft, of wanneer de raad de geheimhouding van aan hem gerichte stukken niet bekrachtigt, dan wel deze opheft. Let op: dit betekent niet automatisch dat deze informatie dan niet meer valt onder de algemene geheimhoudingsplicht! De betekenis van het opleggen van geheimhouding door een bestuursorgaan overeenkomstig de Gemeentewet betekent niets meer en niets minder dan dat bij geheimhouding een verzoek op grond van de Wet openbaarheid van bestuur kan worden afgewezen. Bij een foutje in de procedure, of wanneer men is vergeten om geheimhouding op te leggen, kan dat nog worden hersteld in de heroverweging tijdens de bezwaarprocedure.
Geheim en vertrouwelijk
Tot slot: is geheim hetzelfde als vertrouwelijk? In de verschillende wetten worden deze termen door elkaar gebruikt. De geleerden hebben er lang over getwist, maar uit recente jurisprudentie blijkt dat vertrouwelijk en geheim eigenlijk hetzelfde is.
Conclusie
Een ambtsgeheim is in de praktijk meestal minder spannend dan het woord doet vermoeden. Maar dat neemt niet weg dat ambtenaren en bestuurders zich bewust moeten zijn van hun geheimhoudingsplicht. Verder is het verstandig om de juiste procedure te volgen als bepaalde stukken informatie bevatten die niet geschikt zijn om openbaar te worden gemaakt. Daarmee kun je veel problemen voorkomen.
Jeroen Louis, augustus 2005
